| 日期：2015/10/29 16:09:07 人气：2619 |
邮件谁不会写？
先看两个故事：
故事1 与人方便，自己方便
有两个能力相同，成绩都很好，经历也都差不多的学生，一位叫田宜龙，一位叫王裕源。
有位知名教授今年只招收一名博士生，田宜龙和王裕源都想争取这个名额，于是他们分头写了差不多的简历，寄给教授。
不太一样的是，田宜龙把简历写好，装进信封、写好地址、贴上邮票就寄出去了。
而王裕源同学则多了一个心眼，他在装简历的信封里，放了一个写着自己名字、地址、邮编并贴好邮票的空信封。
结果大家可能都猜得到——王裕源被录取了。
大家是不是觉得王裕源同学好贼啊？
再看一个故事：
故事2 和他一起做事很舒服
在上家公司有一位同事张志勇，三年多时间，从一名普通的java开发工程师做到了子公司的副总裁。
由于工作的性质，经常能接触到公司几位老总，有一次听到他们对张志勇的评价：
跟他一起做事情总感觉很舒服，其他工作能力且不说，仅在发邮件这一件事情上，在有重要邮件时，他一定会很快回复：收到了，然后简单说明会怎样的安排；在执行过程中又会定期邮件反馈事情的进展。
腹黑地说，张志勇真狡猾，在邮件这个很容易闪光的点上，他做的非常出彩。
当我们盯着别人看——“为什么是他”的时候最好多想一想——“为什么不是我？”
当我们觉得王裕源同学很贼，张志勇很狡猾的时候，我们不妨想一想他们思考的出发点是什么？
多为他人着想把事情做在前面
做人按这个思想去做，朋友多
做事按这个思想去做，效率高
邮件按这个思想去写，升值快
上面这个字是“值”哦
这是比技巧更高层面的东西——思想，换位思考，提前做准备。
下面我们就逐点详解：如何写好工作邮件。
工作邮件的用途
工作邮件用途：简单而且重要的事项沟通
日常工作中的沟通有三种形式：面谈（会议），电话，邮件，并不是所有的事情都适合用邮件来沟通。
复杂的事情不要通过邮件讨论，这要效率很低；有争议的事情不要在邮件中讨论，容易引起不必要的误会。
简单而重要的事情马上发邮件，提高你在领导面前的曝光率；
重要事情的安排、结论，一定要发邮件，备忘、备查、提醒参与者；
复杂的事情，先开会，再邮件发会议记录；
不重要的事情，不要发邮件，不要让领导觉得你总是抓不住重点。
工作邮件分类
工作邮件大致可分为以下四类：1、确认邮件；2、需求邮件；3、反馈邮件；4、通知邮件。
1、确认邮件——存证据
口头、电话、会议交流的事情，邮件进行确认这是一个好习惯，很多人不是很注意。
比如刘杨，是一枚互联网产品经理，有一天他不巧在厕所遇到领导。
领导说：我觉得上厕所的时候测一下尿的流速，这是个很好的产品点子哦，刘杨你去做个 APP 吧！
刘杨心想，你他妈有病吧，但口头上还是夸领导：领导真是高啊！这个点子真棒！
刘杨当这是个笑话就没管这个事，结果领导非常气愤，把他叫到办公室里蹂躏了一番……
如果刘杨回到座位，马上写了一封确认邮件：领导，跟您确认一下，是不是真的要做测尿尿流速的 APP ？
领导回复：其实是开玩笑的啦，别当真。
这下皆大欢喜，不用做无用功了。但是，请注意但是，领导对刘杨的印象会好很多：这个孩子做事很靠谱！
2、需求邮件——有细节
部门内部、跨部门、夸公司，我们经常会给别人提出工作的需求，这个大家接触的都比较多了。
需要强调的是：要把细节写清楚、量化出来，这样需求才精确，接需求的人知道怎么做，结果也不会太让你难受。
比如，领导真的抽风让刘杨做测尿流速的 APP ……
刘杨做好了产品原型，让UI设计师做一张产品的的背景图，没有明确尺寸、风格等细节。三天后发过来一个莫名其妙的东西，导致工期延误，刘杨就等死吧。
3、反馈邮件——有反应
这个是跟第2种，“需求邮件”对应的，收到别人的需求邮件后，应该尽快反馈。注意，反馈邮件最好是发两封：
第一封：确认收到需求，并告知对方自己的计划安排
第二封：反馈结果输出物，并对输出物做适当的说明
比如刘杨的领导觉得尿尿流速 APP 非常值得做，于是发需求邮件给刘杨。
刘杨接到后，马上写邮件给领导，以及研发、运营、UI设计等相关人员：
1、本周五开会讨论该项目的可行性
2、下周一编写产品需求文档
3、………………
结果周五开会一讨论，领导突然觉得自己很傻逼，这个事情就不用做了。
4、通知邮件——广播站
通知类型的邮件
比如：《元旦放假通知》
比如：《关于刘杨晋升为公司副总的通知》
这种邮件不需要回复，也最好不要回复。
因为通知邮件往往都是群发N多人的，你一回复就很可能造成大家在邮件里群聊，非常影响别人的工作。
工作邮件的结构
从邮件的结构看，有：1、发送地址；2、标题；3、抬头；4、正文；5、附件；6、恭祝语；7、签名档。
下面介绍每部分需要注意的要点：
1、发送地址
发送地址区，有收件人、抄送人、密送人三个部分。
a）收件人
收件人需要处理该邮件的人，或者是通知发布的对象。
在这里注意不要一事二报，也就是一件事情不要同时申请两个领导批示；一件事情不要安排给两个人去做。
这个也牵扯到做事情的方法上了
比如你明天想要请一天假，同时发给部门经理和总经理，请求批准。
部门经理一看，我操，大领导在呢，我批不批啊，还是让大领导先发话吧，这厮是想在老总面前让我好看么？
总经理一看，妈的，这种事情也要我批，想累死老子啊？
结果谁都不鸟你，你这假算请了还是没请呢？
b）抄送人
放在抄送人里，只是让对方知会一下，他可以不回复。
比如请假的例子，就应该主送自己的部门经理，抄送总经理。
这样部门经理好处理，总经理还会感觉你是很规矩的人，动向都让他知道。
另
如果是跨部门，需要两个领导都确认的邮件，最好只请示自己的领导，跨部门的沟通让领导去协调。
尽量不要做跨越自己部门范围请示的事情，因为你的命运主要把握在直接领导手里，别让他觉得你很难搞。
c）密送人
密送人其实很有用
不方便让别人看到在收件人列表里出现的人，可以放在密送里；
重要的、容易忘的邮件，密送给自己一份，可以方便管理查看；
在发送通知类邮件时，不想让大家在邮件里群体回复，可以把发送对象的邮件地址列表放在密送人里。这样大家看到的收件人里只有自己，全部回复也不会打扰到其他人。
2、标题
标题是整个邮件的金字塔顶端，避免使用口语化的文字，会显得很不职业
多次或者转发的邮件，标题上会被加上很多的 re：fw：re：re：re：re：
而且这种邮件
1、最好不要参与进去
2、非要参与的话，把标题清理清理
为什么不要参与，因为了这么多次的邮件肯定是已经靠邮件无法解决的问题了，不如开会讨论一下，节约大家的时间，不管是当面或电话会议都好。
电话或会议之后不要忘了发一封讨论结果确认邮件。
另
如果需要每天发一次的邮件，比如日报、例行数据发送等，建议标题这么写： 12 月 28 日 关于 xxx 的 xxx
用当日的日期开头，方便以后检索。
3、抬头
抬头也就是称呼，这里最好是按照公司文化写，有的公司文化领导就喜欢直呼名字，有的公司文化必须称呼 x 总，xx 总。
我一般是这么处理：单独写给领导的邮件直呼姓名或昵称；有第三人的时候称呼 x 总。单独写邮件，称呼 x 总，感觉对领导不够信任、不够亲切；有其他人的时候，不称呼 x 总，显得对领导不够尊重。
尤其是在创业团队里，大家没什么级别概念，内部发邮件都称呼名字。但是在对外部公司写邮件的时候，一定要把级别表明出来，这样对合作有好处。
否则外部公司的人可能会想：这特么什么破公司啊，找了一帮没级别的人跟我来谈合作，能靠谱吗？
4、正文
正文，首先要注意遵循金字塔原理，先说中心思想，再详细阐述细节。
一行内容不要超过 15 个字，字体不要太小，不要太大，不要颜色怪异。
一行字太多，有的人邮件查看是竖着的三栏，他看到的就是有很多行的文字，很可能就不仔细看了。
建议用字号用小四（20号），字体用宋体，颜色用黑色，强调的关键词用红色，但红色不要用太多。
p.s. 别人的名字不要用红色。
多条内容，一定要用编号排列一下，显得你非常有条理，别人读的时候效率也高。
总之，要把邮件当成是网页去设计，根据读者的体验去考虑文案和排版。
另
一封邮件说的事情不要太多，还是刚才说的道理，事情多了，就需要开会了。
5、附件
附件少的时候最好不要打包，这个跟产品设计非常类似，能在一级页面看的东西，用户一般不愿意到二级页面去看。
附件不要太大，这个很好理解，有的公司网速很慢，你发大附件肯定有人会想要掐死你。
附件多，必须打包的时候，一定要在邮件正文里做一下附件说明：附件中是 xx，请查收
因附件较多，必须要打成压缩包发送的话，一定要在邮件正文里做一下附件说明，比如这样：
压缩包中包括：
1、xxxx 文档，是对 xxx 的说明
2、xxxx 文档，是对 xxx 的说明
3、xxxx 文档，是对 xxx 的说明
讲一下每个附件是干什么的，方便收到邮件的人查看。
6、恭祝语
7、签名及其他信息
恭祝语、签名及其他信息，这些都好理解，按公司的要求来就好，不多说了。
如果贵公司没有这方面的规范，你可以你一封邮件提个建议，恭喜你，又升值了哦。
估计大多数人都是先写收件人，然后写标题，然后写正文，然后pia~发送了。
这个流程在你很忙乱的时候很可能会出错，我们最好用一个容错率高的流程，像这样：
标题——>正文——>附件——>收件人
先写标题，这是整个邮件金字塔的塔尖，先写出来，不跑题。同时也防止标题遗漏，没有标题的邮件让人非常不爽，显得你非常不职业。
先不要写收件人地址，即使按错了钮，或者按错了快捷键，也不会发出去。
从流程上确保不犯错误，这就是咱普通青年的牛逼之处。
一些注意事项
1、2分钟法则
邮箱自动收邮件的时间间隔设置成 2 分钟；
简单紧急又重要的事情最好 2 分钟内马上，不要遗忘；
邮件写好后，不要急着发，花2分钟检查一下各个细节。
2、2步法处理
第1步，定时查收邮件。
重要紧急的，2分钟处理；
重要不紧急的，马上给予回应，约定处理时间；
其他事项标记待处理标签。
第2步，在空闲时间，集中处理待处理邮件。
3、禁忌
喝酒、吵架之后，情绪不稳定的时候，千万不要发邮件；
不要在邮件里争吵和嘲讽，谁做了谁是傻逼；
邮件中有公司机密时，一定要仔细查看收件人，不要有不能收该信息的人。
晨老师就曾经在酒后发过一封骂领导的邮件，后来，我涨工资了…………骗你们的啦，后来我换部门了，这事儿做的非常不职业哦。
4、标点符号
“！”“？”这两个标点符号在邮件里要慎用，下面这个例子，红字是读者的感受，大家可以体会一下。
请问昨天说的邮件发了吗
读者感受——正常询问，疑问句，即使没有问号，也能看出来是在提问，情绪很平静。
请问昨天说的邮件发了吗？
读者感受——结合上下文语境，似乎有点反问的意思了哦。
请问昨天说的邮件发了吗？？
读者感受——你急个毛啊！
请问昨天说的邮件发了吗！
读者感受——你是想说“老子耐心有限”吗？老子时间还有限呢！
请问昨天说的邮件发了吗？！
读者感受——你是想说“你他妈发还是不发”吗？老子还就不发了！
请问昨天说的邮件发了吗？？？？？？？！！！！！！！！！
读者感受——这个二逼！！！！！！
一个问号还好；
两个问号，就显得非常着急，阅读者感受已经开始抵触了；
叹号，让人感觉你在质疑，你在不耐烦，对方更加反感；
问号+叹号 有骂人的感觉了；
一串问号+一串叹号，简直就是个没素质的流氓。
后记
以上，就是晨老师总结的“如何写好工作邮件”，好吧，这也许不能马上让你的工资涨到3万……
但是，以这种精益求精的思想去对待工作中的每一个细节，相信你一定会很快升值，升值了离升职加薪还会远吗？
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