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一名办公室年轻老兵的工作感悟(1):基本素养篇
日期:2019/1/27 9:30:28 人气:2222

本文转载自微信公众号:识局
作者:佐佑 



我是一名年轻的办公室老兵。参加工作几年,不时回想和反思自己,虽不至于每日三省吾身,但也定期总结回顾,以期犯过的错误不会再犯。


闲暇时分读读办公室工作的书籍,和前辈交流谈心,甚至看看经典的官场小说。时间长了,有些心得和感悟,写出来既是与各位读者分享,也是对自己思考的一份系统性梳理。


作为系列的第一篇,谈谈办公室工作的基本素养吧。这里面我打算分两方面来谈,一是个人的素质,这是自己能够改变和提升的;二是领导和工作对我们的要求,这是自己需要顺应的。



基本素质


恩格斯说过:“人的性格不仅表现在他做什么,而且表现在他怎么做。”我们的三观反映在平时待人接物、为人处世的每一件小事中,最终也造就了我们,让我们成为了独特的个体。


什么样的人适合做办公室工作,或者说适合广义的体制内工作呢?从大的角度上讲,无外乎以下几点:


政治上强。重大原则问题上不犯错误。古人讲大节,大节不亏,小节上或许可以不太计较。体制内是一条艰辛的路,要守得住清贫,耐得住寂寞,不被权力金钱美色所诱惑。有的读者会说,我就是一个搬砖的文字兵,哪来那么多诱惑?


举个例子:某单位清理房产,有些退休或者快退休的老同志,因为当年政策执行不规范,占了两三套房,或是违规占了超标的房。查出来,你腾不腾退?可笑的是,不少老同志平时一口一个讲政治顾大局,到了此时就是不退。他们发扬舍得一身剐的精神,仗着自己在职务上无欲无求,理直气壮地享受着超标待遇。


更有甚者,为了应对清查,想办法悄悄销毁了自己房子的档案。过去很多老公房没有房本,只有几页档案躺在柜子里,钥匙掌握在几个人手里。档案已销毁,便再无可查。


这是极端案例,但是可以看出来,一个人要做到表里如一地讲政治,是多么不容易。



业务上精。要有精干的办事能力,出众的写作能力,丰富的知识储备,最好还要掌握一两项特殊技能。


有的部门或领导“以文识人”,我接触过某位副国级领导在任时的最后一位秘书,和想象中完全不同,这位秘书其貌不扬,言语很少,扔在人堆里你绝对不会多看一眼,秘书帮聚会时也沉默寡言。


后来上知网搜他的名字,发现每年都会在核心期刊上发表研究文章。再在百度上搜他的笔名,平时的豆腐块也不少。


记得有部小说里,领导对主人公说:“我要的不是拎包秘书。”是啊,领导不缺端茶倒水打杂的服务人员,只做这些或许一时能走得快,但终有一天会脱离领导的庇护自己单飞。到那时,有没有核心竞争力就显得尤为重要。
业务上精通,就是给我们一个源源不断获得新的伯乐赏识的机会。



作风上硬。勤奋、务实、细致、稳重。这些词看着挺虚,想做好却不是那么容易。


譬如勤奋,某次出差,一天连开了五场座谈会,晚上喝了两杯,晕晕乎乎回到酒店之时,领导说:“回房间洗把脸换身衣服,来我房间整理白天的调研笔记。今日事今日毕,明天还有好几场座谈等着我们呢。”


那次为期一周的出差,每天晚上都是两点以后才睡。早上8:30,我们又准时出现在会场。后来领导说,他当年跟着领导出差,强度比这还要大。


又譬如务实和细致,我们很多时候要做的不是锦上添花,不是歌功颂德,而是发现问题和矛盾。业务部门要有自己的观点,也一定会有自己的观点,因为这背后代表着部门利益。


可办公室作为综合部门,领导的参谋助手,不能天真地把“我认为”挂在嘴边。我们是领导的眼睛和耳朵,我们看过、听过之后,要如实地反映给领导,A部门认为什么,B部门认为什么,C部门认为什么……在这过程中,选择什么样的信息汇报,什么样的顺序汇报,本身已经反映出我们的观点和态度。


这又是另一个话题,不深入展开了。



修养上好。如今不是战争年代,草莽英雄可以出人头地。我们的修养、修为,会影响我们自身的处境,从而决定我们事业的高度。


有四句话说得非常到位:淡泊而不失明智,沉稳而不失果断,自信而不失谦和,庄重而不失幽默。


记得有位领导与我分享他的处世经验,总结起来最重要的八个字:与人为善,广结善缘。这种善不是无原则的迁就与妥协,也不是低眉顺眼地讨好与迁就。而是在不涉及原则问题和核心利益的情况下,尽可能地与周围的人达成最大公约数。如果涉及到原则问题,请参考上文第一条。


时间久了,周围的领导和同事会发现,你是一个外圆内方的人,既能够与大家相处融洽,又不是随波逐流没有主见的平庸之辈。



基本要求


这里分享一本书中领导评判秘书的20条标准,逐一对照一下,看看我们是否做到:


1.秘书知道你的职责范围和全部活动吗?是否了解你的目标和意向?


2.假如你离开机关3-4周,你是否深信你的秘书仍能认真负责地处理你的公事和私事?


3.他是否帮助你安排活动日程、协调约会,使你如期赴约,一切都不用你催促和烦神?他本人是不是一个很会安排自己时间的人?


4.如果你不提醒他,他能否主动执行和坚决完成你交给他的工作?


5.他对待你的同事、来访者是否有礼貌?他能尊重人、肯帮助人、把别人的事放在心上吗?


6.他是一个富有想象力和创造力的人吗?他能否提出一些新的设想和建议供你参考?他是否经常采用新的方法来改进你的工作和他自己的工作?他是否能制定新的工作制度或工作程序?他的工作有条理吗?


7.他是一个机智的人吗?他能否主动地解决一些问题而不麻烦你?他害怕困难吗?


8.他能否提高文件运转效率?他能否及时发现你办公桌上搁置很久,而其他领导正等着看的文件?他能否及时从其他领导处取来你正需要的文件?


9.他所具备的基本技能(例如文件归档、速记和听电话的态度)是否无可指摘?


10.他在危急关头是否沉着?在紧急状态下是否冷静?当你承受压力而沉不住气或发脾气时,他是否仍能平静地继续工作?


11.他对你的忠诚值得信赖吗?你能把一些公和私的机密信息委托给他吗?


12.他是否有较广的阅读面和知识面?他是否能经常提请你注意那些与本单位、与你个人事物有关的出版物?


13.他能否成为一个有价值的信息来源?而这些信息靠你自己是很难获得、不便获得、或不能获得的?


14.他是否有个人进修计划?他是否要求更多地了解你的单位、你的工作、你的同事、或者你的行业?
15.他发言是否清晰?他能否以书面或口头方式简要地向你汇报情况?他能否清楚正确地传达你的指示?他能否了解你关于某项政策和行动的想法,并像你一样把它准确地告诉别人?


16.他是否不计时间地将每天工作做完?他是否根据需要自愿在夜间或周末加班?


17.他能否像管理者那样,必要时将自己未做完的工作委托给他人,并督促他人负责地做完?


18.在你没有插手的情况下,他能否替你处理好每日的例行公事?


19.他能否记住一些重要日期(纪念日、某人生日、传统节假日等),代你为上级、家庭或同事安排好庆祝活动?


20.在调研工作中他是否称职?如能否收集资料、调查某件事情经过,并写出有事实、有分析、有建议的调查报告?



上述20条可能过于细致,另一本书中归纳成了三点:


事事记准确。领导交办的事,需要汇报的事,自己了解到的情况,时间、地点、人物、要求、前因后果、具体数字和百分比,好记性不如烂笔头。特别要注意的是,数字是比描述更有说服力的东西,如果能记住,尽量记牢。


件件有着落。不能讲价钱、不能叫苦、不能摆困难、不能借故不办。只要上级交代的任务,一定当成份内之事甚至是家事来完成。


曾经有位前辈笑谈自己的工作经验:“许多领导交代的事儿,拖着拖着就拖黄了,不了了之了。”这种观点我很不以为然。大部分时候不是领导忘了,只是他没空时时催促,或者暗中观察你的进度。万一拖久了忽然问起来,岂不抓瞎?不排除有的事情,世殊时异,方案和规划全变了,事后看来可能做了无用功。但自己下过的功夫,以后多少都会派上用场。


次次有回音。有人说,你汇报的次数永远少于领导对你的期望。无论结果如何,都要及时给领导反馈,而且越早越好。


具体到汇报的技巧,其实和我们平时写材料的逻辑差不多:一定要先说结论。如果领导给你5分钟,你要在1分钟内把结论说完;如果领导只给你一句话的时间,你要用一句话把结论概括出来。


说完结论,要谈亮点,分清详略主次,最好逻辑清晰地摆出一二三四点。最后,如果还有时间,要拿出建议和办法。


也许在领导面前,这种建议显得幼稚可笑不成熟,但它代表了你现阶段的能力水平,也反映出你积极思考的态度。


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