本文转载自微信公众号：识局
作者：佐佑
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在办公室工作的人习惯被称作“文字兵”，还有人戏称“我们不创造文字，只是文字的搬运工。”
由于分工不同，有的人需要持续原创，有的人以现有材料整合摘编为主；有的岗位负责短平快的信息，有的岗位负责大部头的报告和领导讲话稿。但无论怎样，文字都是一个人的门面，反映出作者的思维水平和逻辑分析能力。
上述岗位和任务，笔者有幸都做过一些，今天就来谈一谈办公室最重要的一项任务——公文写作。
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文件到底有没有意义？
经过几次对文山会海的整顿，现如今无用无效无任何营养的文件理论上已经有所减少。从我个人的角度来看，机关里只要不是单纯的函件（阅提意见等办事用的文件），一般来讲对工作、对自己都有一定的正面意义。
通过办文，学习如何推进工作。不知道各位读者有没有这样的感触：有些事情在我们脑子里，往往是混沌不清的，即使和同事聊起来，也是有一搭没一搭，想到什么说什么。如果这时候要开会专门讨论此事，我们就得写个汇报材料，或者简单地在本子上列个汇报提纲。
这样一个由思绪转化为思想的过程，就是我们的思考。下笔之后，事情变得有了眉目、有了条理。再比如下发一份通知，里面总得提要求吧，先做什么后做什么。如何把要求和流程尽量合理化，也是一个深入思考的过程。
通过办文，学习如何斟酌问题。这一点在起草调研报告时更加明显。有些公文比较程式化，甚至不用特别过脑子，只要不出错就行。但调研报告必须要挖掘出一些独特的点，否则会流于平庸。
实际上，从走访调研，到整理调研笔记，再到提炼独特的观点，最后布局谋篇，这其中辅之以大量的背景知识查证。可以说，完成一篇优秀的调研报告，多多少少就在某一话题上有了一定的发言权。至少在单位里，领导再次关注这个话题，一定会想到调研报告的起草者。
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写文的一般方法论
不同文体的写作要求不同，但仍然存在一些共性的东西，在此想到几点，总结如下：
标题，生动而不失庄重。领导每日案头上的文件多不胜数，停留在一份文稿上的时间非常有限。从这个角度上讲，写文其实是一门争取领导注意力的学问。如何争取注意力？从一个新颖生动的标题开始。
有没有可资借鉴的例子呢，现在的微信公众号其实在做同样的事情。君不见如今好多金融分析师的报告，其标题往往别具一格，因此传播甚广。再看传统媒体，如今报纸杂志的稿件标题也越来越抓人眼球，甚至隐约有网红化的趋势。
在这里要把握好一个度，不能哗众取宠或为了制造效果而过分夸大。当然，在机关工作的朋友，文风大概普遍偏保守，不妨解放思想，起一个新颖而不失庄重的标题，再配上一个简单易懂的副标题，效果应该会不错。
哪种标题可能会赢得领导的青睐呢？有几种可以尝试：旁征博引、生动比喻、数字概括、言简意赅、设问设答。
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正文，带着脚镣跳舞。不少文章是命题作文，甚至提纲都是领导拟定或大家一起研究出来的。但是字里行间，仍应该尽量体现出作者独特的风格和个性。
如何体现风格？这里提供几个思路，可以从以下几方面入手：
一是敢于触及矛盾和痛处。一份有价值的材料，一定是反映一些比较突出的问题。歌功颂德的文字大有人去写，我们就不用浪费时间了。但是这里面也存在一个度的问题，说问题提建议也要注意措辞，太过激烈就成了否定甚至批判，后果嘛……翻翻党史就一目了然了。
二是尽量丰富细节。比如多用数字，摆事实尽量写清楚六要素。当然，数字也不宜过多，不然您试试统计局的公报，看看能不能读得进去。
三是事实胜于议论。工作中，我们往往写了太多议论文，渐渐有了好为人师的毛病。哪个读者喜欢时不时被别人上课呢？有位领导对我说，要多写记叙文，少写议论文。想想读者喜欢看什么？案例和故事，不一定非要长篇大论，一两行一个的小案例，可以让文章变得丰富起来。
四是建议和措施具体可行。前面说过，反映矛盾和问题已经够让领导添堵了，在文章的末尾一定要举一些建议。但是我们往往对这部分不加重视，写一些套话凑字数，说了等于没说。
个人观点，应当举一些具体可行的建议，哪怕再小再细微，但在现有条件下能够迅速推动的，都是好建议。换句话说，不积跬步无以至千里，许多问题都是一点一滴积累起来的，也需要一点一滴去化解。天天研究屠龙之术，只能是纸上谈兵。
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还有一种特别的文章，领导的讲话稿。对于讲话稿其实只有一个要求：为哪个领导拟稿，就要像哪个领导。
同事常说，最大的失败就是，领导开会或出席活动时，辛辛苦苦准备的稿子被甩在一边，自己脱稿讲。
其实，有的领导确实喜欢即兴发挥，现在领导的水平越来越高，照本宣科的也越来越少。我们不求领导能够每次使用我们的稿子，如果能给他提供一种思路、一份参考，体现在他即兴发挥的时候偶尔能用到稿子里的内容，这就说明领导认真地读过稿子了，这也是一种成功。
如何能够写得像领导的风格呢？首先要切实领会领导的意图，大方向上绝对不能南辕北辙。如果不是很清楚，就要多做一些资料搜集工作，找找领导以前的讲话或文章，做一个大体判断。
其次要研究领导的说话特点。讲话不同于正式文章，可以写得稍微口语化一些。尽量用短句，那种一句话两三行的句子还是不要出现为好。避免过分修饰，有的语句配有各种定语状语补语，还带着浓浓的翻译腔，这种一定要杜绝。
最后要研究受众的特点。领导讲话的对象是谁？是本单位同事、外单位人士、媒体记者、普通群众、专家学者？对不同的群体，要有不同的说话方式，介绍背景和使用专业术语也有所不同，这里就不再赘述了。
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一些不可忽视的细节
细节见魔鬼。有些看似小事的细节，可能会对我们辛苦写出来的文产生重大影响，不得不防。
杜绝错别字。举个不恰当的例子，错别字就好比一锅汤里的老鼠屎，让人特别倒胃口。如何尽量避免错别字呢？在校对时最好念出声，一字一字念出来，和单纯用眼睛浏览，仔细程度是不一样的。
此外可以和同事互相校对。还有就是成稿之后放一放、缓一缓，过一小段时间再回头校对，或许会发现新的问题。
严格遵循公文格式。之前关于公文格式，有一套国标的《党政机关公文格式标准》。但在具体操作中，各地各部门多少会有一些字体字号行间距上的独特要求，甚至有的单位以自己独特的文件格式形成特色，也成为了风格的一部分。
正所谓“入乡随俗”，平时一定要严格遵守，写完之后对照以前文件的电子版刷一遍格式。否则公文写得再好，领导看过一眼就失去了耐心，岂不是事倍功半？
日积月累，建立素材库。高中三年，我的作文成绩一直很好，高考也拿到了接近满分的成绩。对我帮助最大的一个习惯大概要数素材库。那会一旦看到好的例子、优美的语句，一定要剪下来或者抄下来，整理到一起。如今这一习惯在工作中也大有裨益。
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最后，推荐两本书。《怎样写文章》收录了近现代名家关于写文章的论述几十篇，作者王梦奎先生在国办工作多年，具有丰富的实践经验，这本书值得反复品读。
此外，麦肯锡资深员工撰写的《金字塔原理》，从写作构思和搭建逻辑体系的过程入手，提供了循序渐进的训练步骤，在此也一并推荐。
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