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优秀的项目经理,一定要运用好日报这个工具【附日报模板】
日期:2024/10/28 14:29:28 人气:86

写日报看似是一件小事,但它在工作中的作用却不可小觑。

它不仅帮助我们系统地回顾一天的工作,记录下完成的任务和遇到的挑战,还促使我们反思自己的效率,找出可以改进的地方,从而逐步提高个人能力。

此外,日报也是团队沟通的重要桥梁,通过分享彼此的工作进展,我们可以更好地理解同事们的努力方向,增强团队协作精神。

对于管理者而言,日报是了解项目进展、及时提供支持与指导的有效工具。更重要的是,长期坚持写日报还能积累宝贵的实践经验,为未来解决问题提供参考。


作为一名项目经理,肩负着项目成功的重任。而在日常工作中,日报这个工具,对于我们来说至关重要。

在我还是项目成员的时候,就深刻体会到了日报的价值,一直坚持书写,收获颇丰。

如今成为项目总监,日报的形式虽有所变化,但重要性却丝毫未减。

我每天都会花时间查看团队成员的日报,因为日报是我们工作中的重要组成部分。

曾经,我几乎会查看每一个人写的日报,看到这些日报时,心情各不相同,有时震撼,有时感动,有时欣赏,当然也有时会失望。

后来我发现,判断一个团队成员是否优秀,看他的日报便可知晓。一个人的能力,确实都藏在了日报里。

为什么这么说呢?

首先,日报能看出一个人的态度。

认真写日报的人,会在其中思考、规划和精进。他们把日报当作提升自己的工具,而不是应付交差。

那些敷衍了事的人,只是因为上级要求才写,没有用心。

还有的人洋洋洒洒写几千字,却没有重点,搞形式主义,这样的态度让人失望。

作为项目总监,我希望看到的是简洁明了、有深度的日报。

其次,日报能看出做事的优先顺序。

高效的项目成员,在行动之初就会确定哪些事情重要,哪些更重要。

而很多人在项目中忙忙碌碌却没有结果,就是因为他们分不清主次,眉毛胡子一把抓。

手上有多个任务时,每一个都做一会儿,到下班时任务没完成,只能疯狂加班,却没有创造出应有的价值。

再者,日报能看出一个人的眼光。

为什么有的人能抓住项目的重点?

因为他们有眼光,能够看清哪些事情对项目至关重要,哪些工作能够支持项目战略。

站在不同的角度,看到的风景确实不一样。

作为项目总监,我需要团队成员具备这样的眼光,共同推动项目朝着正确的方向前进。

第四,日报能看出一个人是否有深度思考。

有深度思考的人,会不断思考为什么要做这件事,以及该如何做好。

他们会想办法,深挖问题根源,避免陷入只看表象。

而没有深度思考的人,遇到问题只会 “头痛医头,脚痛医脚”。

比如:项目线上出了问题,就在研发部门找原因;用户数量下降,就只想到增加广告投入;需求变更了,就马上想延期人。

这样的人忙碌且迷茫,无法为项目带来真正的价值。

第五,日报能看出一个人有没有复盘能力。

一个人如何在项目中不断成长?就是把当前的事情做到最好,然后复盘精进。

有些人很聪明,但从来不总结、不迭代。

而那些原本不被看好的人,却通过复盘,实现了自我提升,变得越来越优秀。

“一天不复盘思路慢,两天不复盘丢一半,三天不复盘门外汉。”

此外,日报中还藏着一个人的汇报能力。

要让看的人看得懂日报,清晰地了解项目进展。

同时,还藏着责任心,及时汇报工作,做好协同,让大家知道自己的目标进度,处于项目的哪一环。

还能看出一个人的心态。比如有的项目成员,在日报里写要花时间去帮助其他成员,提升团队整体技能,结果却没有做到,而是只顾着自己的任务,这样的心态不利于项目的整体推进。

日报在项目团队中的具体应用措施

场景

措施

项目进度跟踪

1. 针对不同规模和类型的项目制定详细的日报格式,明确任务进展报告的具体内容,如已完成任务的具体描述、未完成任务的原因及预计完成时间等。
2. 每日定时审核日报,若发现进度滞后任务,立即与相关成员沟通,共同制定调整计划,并在后续日报中持续跟踪调整后的进展情况。
3. 对于长期项目,根据项目阶段和关键节点调整日报关注重点,如在项目初期重点关注需求分析和计划制定的进展,中期关注任务执行进度,后期关注验收和交付准备等。同时,定期(如每周或每月)对一段时间内的日报进行综合分析,评估项目整体进度是否符合预期。

问题发现与解决

1. 日报中设置专门的问题反馈板块,要求成员详细描述遇到的问题,包括问题类型(技术、沟通、资源等)、问题发生的场景、对工作的影响程度等。
2. 针对不同类型的问题制定相应的解决预案,例如技术问题由技术专家组成应急小组快速响应;沟通问题由项目经理组织相关人员召开沟通协调会等。
3. 对重要项目或关键任务的日报进行重点审核,尤其是对可能引发重大风险的问题进行深入分析,提前制定应对措施。同时,建立问题跟踪台账,记录问题的发现、解决过程及结果,以便后续复盘和经验总结。

团队协作与沟通

1. 在日报中设置协作需求板块,成员可在此提出需要其他成员协助的事项。项目经理根据这些需求进行资源调配和协调安排。
2. 定期组织团队成员分享日报中的工作成果和经验教训,设立奖励机制,对积极分享且分享内容有价值的成员给予表彰和奖励。
3. 搭建安全、便捷的团队共享日报平台,成员可以在平台上对其他成员的日报进行评论和交流,促进信息共享和团队协作。同时,设置匿名反馈渠道,方便成员提出对团队协作的改进建议。

员工绩效评估

1. 明确将日报内容作为员工绩效评估的重要组成部分,制定具体的评估标准,如日报的完整性、问题解决能力、团队协作表现等。
2. 定期(如每月)对成员的日报进行综合评估,结合项目进展和团队目标,对成员的工作态度、工作能力和工作成果进行全面评价。
3. 在绩效评估过程中,邀请成员对自己的日报进行自我评估,并与项目经理的评估进行对比和沟通,确保评估结果的客观公正。

深度思考与复盘

1. 在日报中设置深度思考问题,如 “今天的工作中哪些决策可以做得更好?”“从今天的问题中学到了什么?” 引导成员进行反思。
2. 每周组织一次团队集体复盘会,成员在会上分享自己在日报中的深度思考和复盘成果,共同探讨改进措施和未来的工作方向。
3. 对复盘结果进行整理和记录,形成知识库,供团队成员在后续工作中参考和学习。

持续改进日报制度

1. 每月收集成员对日报制度的反馈意见,包括日报格式的合理性、审核机制的有效性、对工作的帮助程度等方面的意见。
2. 根据反馈意见及时调整日报制度,如优化日报格式、改进审核流程、增加新的关注内容等。
3. 定期对日报制度的改进效果进行评估,如通过成员满意度调查、项目管理效率提升指标等方式,确保改进措施的有效性。

特殊项目情况

1. 在项目面临重大变更时,要求成员在日报中详细说明变更对自己工作的影响以及应对措施,项目经理根据日报内容及时调整项目计划和资源分配。
2. 当项目发生紧急危机事件时,启动紧急日报机制,成员需实时报告问题的发展情况和处理进度,项目经理迅速组织团队进行应急处理。
3. 在与外部合作方协调的项目中,成员在日报中汇报与合作方的沟通情况和合作进展,项目经理根据日报内容及时协调双方的工作安排和目标。

日报对于项目经理来说,不是简单的流水账,而是要有深度思考。我们可以将 TDL(To Do List)融入日报中。具体操作如下:

  1. 首先回顾本周工作重点。
    项目目标是层层拆解的,年拆解成月,月拆解成周,周拆解为日。所以日报要与周计划紧密联系。本周的工作重点是什么?要完成哪些任务?目前进度如何?核心是通过完成每日目标,最终实现周目标,一定要保持对齐。

  2. 其次是当日工作重点。
    ①按照优先级排序。一天可能有很多任务,但要按照优先级,先做最紧急重要的事。一天最重要的事情最好不要超过三件。
    ②想好方法和策略。明确怎么做的问题,梳理出 “怎么干”。作为项目经理,会议可能很多,如果一天要开八个会,早上做 TDL 的时候,发现有三个尤为重要,就要想清楚这三个会的目标是什么,方法是什么,要拿到什么结果,该如何引导。只有想得清楚,才能干得明白。

    ③总结。总结在一天工作结束后进行,分为收获和反省两部分。思考一天的工作中有哪些感触深刻的地方,有哪些不足,与今天的计划有哪些差距。就像乔布斯所说:“33 年来,我几乎每天都在反思,是它帮我战胜了本能。” 有反思,有复盘,才会带来进步。

  3. 最后是明日规划。
    今天的努力,能让我们看清明天,对明天充满信心。做完今天的事情后,可以简单盘点一下明天打算做哪几件事情。等第二天早上写当日工作重点时,再不断完善,并依次循环下去。

很多时候不是日报没用,而是写的方法不对。

用好日报,就能让我们从盲目、茫然、忙碌,转变为有方向、有方法、有效率。

作为项目经理,要想成为一名非常优秀的管理者,学会这一个工具是远远不够的。

我们还需要掌握更多实用的管理工具,如复盘会、规划会、头脑风暴会等。在项目管理的实战中,除了管理好自己外,还要学会团队管理体系和业务管理体系,帮助我们管好人,带领团队打胜仗。


日报模板实例:


转自PMO前沿




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